Im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) zeigt sich immer wieder, dass erforderliche Unterlagen fehlen oder nicht ausreichend nachvollziehbar geführt wurden. Um Beanstandungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, besonderes Augenmerk auf nachfolgende Unterlagen zu legen:

Für jede Dienstnehmerin bzw. jeden Dienstnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Dieses enthält neben den persönlichen Daten Angaben zu den ausbezahlten Bezügen, den einbehaltenen bzw. abgeführten Lohnabgaben sowie den beitragsrechtlichen Grundlagen. Welche Angaben verpflichtend in das Lohnkonto aufzunehmen sind, ergibt sich aus der Lohnkontenverordnung. Fehlt ein Lohnkonto oder wird dieses nicht ordnungsgemäß geführt, können finanzstrafrechtliche Konsequenzen entstehen.

Ein wesentlicher Prüfungsbereich sind die Arbeitszeitaufzeichnungen. Zu erfassen sind insbesondere die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie die vorgesehenen Ruhezeiten und Ruhepausen. Auch Arbeitsleistungen während der Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe sind festzuhalten. Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeiträumen müssen darüber hinaus Beginn und Dauer des jeweiligen Durchrechnungszeitraums dokumentiert werden.

Weitere prüfungsrelevante Unterlagen

Abhängig von der Art des Beschäftigungsverhältnisses können im Rahmen einer GPLB-Prüfung weitere nachfolgende Unterlagen von Bedeutung sein:

• Dienstverträge bzw. Dienstzettel
• Aufzeichnungen über Urlaub, Krankenstand und sonstige Abwesenheiten
• Überstunden-, Provisions- und sonstige Entgeltaufzeichnungen
• Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen
• Beschäftigungsbewilligungen für Arbeitskräfte aus Drittstaaten

Stand: 27. September 2026